Van thuis zonder werk naar thuis mét werk

De coronacrisis brengt voor vrijwel iedereen nieuwe uitdagingen met zich mee. We werken massaal thuis. De Belastingdienst vormt geen uitzondering. Voor Switch, het werk- en mobiliteitsbedrijf binnen de Belastingdienst, betekenen de overheidsmaatregelen onder andere dat in Zwolle 36 mensen die vanuit de banenafspraak voor de afdeling werken, hun werkzaamheden nu vanuit huis moeten doen. Hoe gaat dat?

Eigenlijk heel goed volgens Hans Schuurman, teammanager van Switch. Zijn afdeling verstuurt onder andere brieven naar belastingplichtigen met aanvullende vragen over de aangifte. De werkzaamheden lenen zich goed voor werken op afstand. Toch is thuiswerken nieuw voor deze groep medewerkers met een mbo niveau 3 opleiding.
Waarom is dat, als het werk er zo geschikt voor is? Omdat het uitgangspunt nu juist is dat ze (weer) onderdeel worden van het arbeidsproces binnen een organisatie, legt Schuurman uit. Maar door de coronacrisis staat alles op z’n kop. “Op de dag dat de maatregelen door het kabinet bekend werden gemaakt, heb ik meteen autorisatie gegeven om thuis te werken.” En hij vroeg iedereen om de laptop van het werk op te halen.

Ook kunnen de medewerkers een bureaustoel en een beeldscherm in bruikleen krijgen. Kan iemand niet zelf de spullen ophalen? Dan kan de facilitaire dienst een handje helpen. Het is een typisch voorbeeld van de creatieve oplossingen die je in het hele land terugziet.
Nog zo’n voorbeeld: twee collega’s die in de buurt van het kantoor wonen gaan nu een dagdeel in de week naar kantoor om alle brieven uit te printen en te versturen. Ook controleren ze ingekomen post, scannen poststukken en sturen die naar de collega voor wie het is bestemd. “Een prima oplossing”, vind Schuurman.

Op afstand maar wel in contact
Zelf is hij sinds het ingaan van de maatregelen niet meer op kantoor geweest. Alle meetings gaan op afstand via videoconferencing of telefonisch. Ook met zijn team. Alle medewerkers hebben op hun werklaptop een chatfunctie waarmee ze nu onderling en met hun teamleider communiceren. Dat is ook nodig want de werkzaamheden vragen veel afstemming. Vier mensen uit de groep zijn aangewezen om die afstemming te coördineren. Zo is een crisissituatie ook ineens een prachtige kans om te groeien.
Zat je eerst thuis zonder werk, kom je ineens thuis te zitten mét werk. Dat is weer een hele nieuwe uitdaging. Gaat dat bij iedereen goed? Dat niet. Sommige mensen vinden zelf opstarten lastig. Maar ook daar biedt de chatfunctie uitkomst. Elke ochtend is er nu een gezamenlijk startmoment. “Ook dat is een oplossing die ze zelf, onderling hebben gevonden”, zegt Schuurman. “Daar heb ik als manager niets aan hoeven te doen.”

“Eerlijk gezegd had ik veel meer problemen verwacht”, geeft Schuurman toe. “Ik ben heel erg onder de indruk van de mensen, hoe ze eigen initiatief weten te nemen, zelf besluiten weten te nemen. Dat geldt echt voor het overgrote deel.” Het past binnen de lijn die Schuurman al had ingezet, waarbij zelfstandigheid en ‘empowerment’ worden benadrukt.
Als manager moet je in deze situatie ook realistisch zijn, vindt Schuurman. Natuurlijk redden mensen het niet om thuis, soms met kinderen en partner ook thuis, 8 uur per dag productief te zijn. Zijn boodschap aan zijn mensen is: maak je daar geen zorgen over. Je zit niet conform arbeidsomstandigheden thuis, dus neem ook je rust, beweeg tussendoor. Dat verlies in productiviteit nemen we voor lief. Zoiets is onvermijdelijk in de situatie waarin we op dit moment zitten.

Goede begeleiding
De medewerkers staan er thuis dus bepaald niet alleen voor. Naast het contact met hun collega’s worden ze ook begeleid door een jobcoach. Sinds een maand zijn er interne jobcoaches die de begeleiding zouden gaan overnemen van de jobcoaches van UWV en gemeenten. Dat zal nu iets langer duren, maar begeleiding krijgen ze, al gaat ook dat nu op afstand.
Over het algemeen verloopt de operatie dus soepel. Er is nog een kleine hobbel te nemen. “Op de dag dat de maatregelen ingingen, zou de opleiding starten voor het volgende type werk”, zegt Schuurman. Die is nu uitgesteld. Dat zorgt volgens hem wel voor een nieuwe uitdaging, omdat de workload niet voldoende is om ook de verlengde periode van maatregelen die op 31 maart zijn afgekondigd, te overbruggen. Daarom zijn ze nu bezig om samen met de trainers te kijken of het lukt om de training online te geven.

Alles is in elk geval erop gericht dat de medewerkers niet thuis komen te zitten zónder werk. Want dat zou pas echt de wereld op z’n kop zijn. Een ding is zeker: als de medewerkers deze periode goed doorstaan, dan kunnen ze álles aan.