Leidraad bestektekst SROI (versie april 2023)

Leidraad voor bestektekst SROI-verplichting

<Naam instantie> hecht waarde aan een inclusieve arbeidsmarkt, waarbij iedereen naar vermogen participeert. <Naam instantie> heeft besloten om in deze aanbesteding Social Return On Investment (SROI) als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde op te nemen. De aanbieder verplicht zich om bij gunning <PM1 % van de gefactureerde opdrachtsom / aanneemsom / waarde> aan te wenden voor SROI-activiteiten. In bijlage <PM2> vindt u de toelichting van de werkwijze.

Bijlage <PM2>: Social Return On Investment (SROI)

Ondernemers aan wie een opdracht wordt gegund, krijgen de verplichting om bij de uitvoering van de opdracht mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt te betrekken en/of sociale impact te maken. Dit kan men doen door het bieden van een (tijdelijke) baan, stage, inhuur personeel, inkoop van producten/diensten bij sociale ondernemingen en SW-organisaties of andere maatschappelijke/sociale activiteiten en initiatieven die sociale impact maken. De waarden die deze activiteiten vertegenwoordigen zijn opgenomen in het bouwblokkenmodel en geven daarmee opdrachtnemers een overzicht van welke mogelijkheden er zijn.

Als SROI-activiteit telt alles mee wat u doet om mensen/werkzoekenden uit de doelgroepen verder te helpen op of richting de arbeidsmarkt. Dat kan gaan om betaald werk, maar ook door (meeloop)stages, werkervaringsplekken, het bieden van opleidingsmogelijkheden, groei en ontwikkeling of andere vormen van begeleiding en support.

De SROI-activiteiten dienen in het kader van deze overeenkomst te worden uitgevoerd (bij opdrachtnemer, onderaannemer of toeleverancier). Voorwaarden bij de SROI-activiteiten:

  • deze zijn direct toe te rekenen aan de opdracht;
  • het betreft nieuwe SROI-activiteiten, die uitgevoerd worden na gunning van deze overeenkomst;
  • de SROI-activiteiten mogen alleen bij opdrachtgever worden opgegeven in het kader van deze overeenkomst;
  • ingeval van SROI-verlegging naar een onderaannemer gelden dezelfde bepalingen als die voor u gelden;
  • de opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het nakomen van zijn SROI-verplichtingen en moet deze kunnen onderbouwen (ook wanneer de SROI verlegd wordt naar een onderaannemer).

ESR

Het Expertisepunt Social Return (ESR) van Werkbedrijf regio Zwolle werkt in opdracht van de provincie Overijssel, het waterschap Drents Overijsselse Delta en de gemeenten Dalfsen, Elburg, Hardenberg, Hattem, Kampen, Meppel, Nunspeet, Oldebroek, Olst-Wijhe, Ommen, Raalte, Staphorst, Steenwijkerland, Westerveld, Zwartewaterland en Zwolle. Het ESR adviseert en faciliteert u bij de invulling van SROI. De opdrachtgever zal u naar het ESR verwijzen.
Voor de waardebepaling van SROI-activiteiten is gekozen voor de bouwblokkenmethode. SROI-activiteiten zijn uitgedrukt in een inspanningswaarde, die is gebaseerd op de relatieve afstand van de uitkeringsgroep tot de arbeidsmarkt. In samenspraak met het ESR kunt u kiezen uit verschillende manieren om uw SROI verplichting in te vullen. Van elke SROI-activiteit weet u vooraf wat de waarde hiervan is.

Bouwblokkenmodel Oost-Nederland (afbeelding)

Downloads (MS Word)
– Bestektekst-SROI-V05-april2023
– Bouwblokkenmodel Oost-Nederland

Het proces voor gunning

Als u vragen heeft over de invulling van SROI, een toelichting wilt hebben over de verschillende bouwblokken of wilt weten of uw specifieke oplossing voor de invulling van de mogelijke SROI verplichting ook realiseerbaar is, kunt u deze stellen in de Nota van Inlichtingen.

Het proces na gunning

De opdrachtnemer neemt na gunning binnen 1 week contact op met het ESR (socialreturn@zwolle.nl). In samenspraak met het ESR wordt door de opdrachtnemer een Plan van Aanpak (PvA) opgesteld, met daarin de wijze waarop de verplichting wordt ingevuld. Het plan bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. Opdracht, looptijd, hoogte SROI-verplichting.
  2. Op welke wijze SROI-waarde wordt opgebouwd (bijv. inzet personeel, leerwerk- of werkervaringsplekken, stages, MVO-activiteiten, etc.).
  3. Ingeval van MVO-activiteiten wordt vooraf een waarde door het ESR bepaald.
  4. Wijze van monitoring.
  5. Inhoud en frequentie van tussenevaluaties, inclusief eventuele bewijsstukken.
  6. Eindevaluatie, inclusief eventuele bewijsstukken.
  7. Akkoord ESR.

Het resultaat van deze fase is een plan dat concreet en realiseerbaar is. Dit plan is gereed en goedgekeurd door het ESR binnen 6 weken na gunning opdracht. Het ESR kan deze termijn verlengen tot maximaal 12 weken.

Tussen- en eindevaluatie

De opdrachtnemer levert op de afgesproken tijdstippen de tussen- en eindevaluaties op, inclusief onderbouwing. In samenspraak met het ESR zal gekeken worden naar de voortgang en indien noodzakelijk volgt aanpassing van het PvA. Alle wijzigingen dienen goedgekeurd te worden door het ESR.

Registratie SROI-verplichting

Na goedkeuring van het PvA SROI krijgt de opdrachtnemer toegang tot het registratiesysteem WIZZR. De opdrachtnemer houdt de SROI-invullingen hierin bij. In Wizzr wordt gecontroleerd of aan de afgesproken SROI-verplichting wordt voldaan (op correcte wijze en volgens afspraak).
Opdrachtnemer voert in Wizzr de kandidaten en/of activiteiten op ter invulling van de SROI-verplichting. De invulling moet door de opdrachtnemer te onderbouwen zijn, ook wanneer de SROI-activiteit door een onderaannemer is geleverd. Onderbouwing kan bijvoorbeeld via een doelgroepverklaring of een bewijs voor toekenning uitkering in combinatie met een loonstrook, arbeidscontract, stageovereenkomst, etc. Namens opdrachtgever worden deze gegevens gecontroleerd op bijvoorbeeld doelgroep, uurtarief, startdatum en periode tewerkstelling. Een kopie van de loonstrook en/of arbeidsovereenkomst kan ter controle worden opgevraagd. Alle gegevens kunnen in Wizzr worden ingevoerd.

Gebruik Wizzr

  • Wizzr voldoet aan eisen op gebied van privacy (AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming).
  • Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot het betreffende contract in Wizzr.
  • Aan het gebruik van Wizzr zijn voor de opdrachtnemer geen kosten verbonden.

De documentatie die u verstrekt dient slechts die gegevens te bevatten die u ook registreert in Wizzr. De gegevens en dus ook de bijlagen met deze gegevens voldoen aan de AVG. De communicatie van deze gegevens via WIZZR is een veilige en AVG-conforme werkwijze. De Wizzr-omgeving communiceert via encryptie en is alleen toegankelijk voor betrokkenen bij het inkoopcontract, die uit hoofde van hun functie deze gegevens mogen inzien. Opdrachtnemer heeft op grond van de AVG toestemming nodig van de kandidaten om hun persoonsgegevens te overleggen voor de verantwoording van de SROI-verplichting. Hiervoor is eventueel het formulier ‘Toestemmingsverklaring’ te gebruiken. Dit formulier is hier te kopiëren. In het registratiesysteem is de realisatie ten opzichte van de SROI- verplichting inzichtelijk en kan opdrachtnemer deze zelf volgen. Als er door het ESR afwijkingen worden geconstateerd, zal het ESR contact met opdrachtnemer opnemen en – indien nodig – de opdrachtgever op de hoogte stellen.

Tips

  • Werkt u met onderaannemers/leveranciers? Neem dan in uw contracten met onderaannemers/leveranciers ook een SROI-verplichting op.
  • Het aanbod is breder dan (vaak) wordt gedacht. Het idee heerst dat gemeenten en UWV alleen mensen bemiddelen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt. Natuurlijk zijn zij altijd op zoek naar werkgevers die voor deze mensen de juiste plek hebben. Maar voor de invulling van SROI kunt u ook denken aan mensen die pas werkloos zijn geworden of een leerling die een BBL-plek nodig heeft om zijn/haar opleiding te kunnen afronden.
  • Wees creatief. Denk voor de invulling van SROI verder dan alleen de directe inzet van personeel. Het opleiden van mensen uit de doelgroepen telt ook mee voor SROI. Informeer bij het ESR naar lopende of geplande opleidingstrajecten. Is sociale inkoop misschien mogelijk? Zijn er kansen voor het onderwijs in deze opdracht?
  • Check haalbaarheid. Aarzel niet om het ESR te raadplegen bij de planvorming over SROI. Zij denken met u mee en brengen u zonodig in contact met de juiste instanties.

Juridische voorwaarden

  1. De opdrachtnemer is verplicht <PM %> van de gefactureerde omzet n.a.v. de opdracht aan te wenden aan SROI-inspanningen. Het juiste percentage staat vermeld in het bestek.
  2. Voor het bepalen van de waarde van de SROI-inspanningen, worden minimaal de waarden uit de tabel ‘Bouwblokkenmodel Oost-Nederland’ gehanteerd, eventueel aangevuld met door het ESR vastgestelde waarde voor een maatschappelijke activiteit.
  3. De opdrachtnemer neemt binnen 1 week na gunning contact met het ESR op om een afspraak in te plannen om een start te maken met het opstellen van het PvA. Het ESR adviseert en faciliteert de opdrachtnemer, indien gewenst, bij het opstellen van het PvA.
  4. Opdrachtnemer levert aan het ESR een goedgekeurd plan binnen 6 weken na gunning opdracht, hoe aan de SROI-verplichting te voldoen. Deze termijn kan door het ESR worden verlengd tot maximaal 12 weken.
  5. Het ESR zal zich, indien gewenst, inspannen de aanlevering van kandidaten aan de opdrachtnemer te bevorderen. Deze inspanningen doen niets af aan de eigen eindverantwoordelijkheid van de opdrachtnemer om aan de SROI-verplichting te voldoen.
  6. Gedurende de looptijd van de overeenkomst levert opdrachtnemer de in het PvA opgenomen rapportage(s) aan het ESR inclusief bewijsstukken, conform de afspraken die hierover in het PvA, inclusief de eventuele wijzigingen hierop, zijn gemaakt.
  7. De definitieve hoogte van de SROI-verplichting wordt berekend over de gefactureerde omzet en geschiedt aan het einde van de looptijd van de overeenkomst.
  8. Uiterlijk binnen 2 (twee) maanden, of zoveel eerder als in het PvA is afgesproken, na het einde van de looptijd van de overeenkomst levert de opdrachtnemer een eindrapportage (inclusief bewijsstukken) aan het ESR conform de afspraken in het PvA.
  9. Het ESR is bevoegd om de rapportages te verifiëren. Opdrachtnemer verleent daartoe zijn volledige medewerking. Eventuele kosten voorvloeiend uit deze medewerking kunnen niet bij de opdrachtgever worden verhaald.
  10. Het ESR is bevoegd om inspanningen die niet vooraf zijn goedgekeurd niet mee te rekenen in het kader van de SROI-verplichting. De bewijslast om deze goedkeuring achteraf te verkrijgen berust bij de opdrachtnemer.

Contactgevens Expertisepunt Social Return (ESR)

Overige relevante links